対面で打ち合わせできなくても、電話、テレビ会議など遠隔でできないかも同列で考えよう。

何かの打ち合わせをする場合、対面での打ち合わせを一番に考えることが多いです。

会社のメンバーで打ち合わせする場合は事務所内や会議室にて対面での打ち合わせが基本となるでしょう。しかしお客様との打ち合わせとなると、どちらかが相手の会社まで伺い、その会社の会議室で実施されることが多いのではないでしょうか。

先日、本当なら先方(関東地方の業者)がこちら(関西)まできていただかないといけない事情の打ち合わせがあったのですが、逆に私が関東までいかないといけないことになりました。
行くとなると時間も費用もかかるので電話会議やテレビ会議を提案したのですが、受け入れてもらえず、結果としてこちらが行くことになりました。

古い体質の業者でこれまで電話会議やテレビ会議をしたことがなく、全く受け入れられないという感じでした。打ち合わせは対面でするものという固定概念があるのはわかりますが、ITの活用により対面でなくても、ほとんど対面と同じようにできることはあるのにと感じています。

コミュニケーションは対面が一番!?

コミュニケーションはメールより電話、電話より対面でするほうが伝わりやすく、情報量が多い(言葉だけでなく、表情や空気感といった意味も含めて)と言われています。このことは否定しません。

私も打ち合わせする場合にはまずは会ってできるかを考えます。
けれど、私もそうですし一緒に仕事をするメンバーも日々様々な仕事を様々な場所でしており、事務所でずっと仕事をしているわけではありません。そのため、わざわざどこかに集まって打ち合わせすることが非効率な場合もあります。

電話、電話会議

電話は相手の都合を考えずに一方的な感じがするので、基本的には使いません。
ただ直接会話ができるので、何日の何時から電話(電話会議)をしようという約束であれば全然OKです。

スピーカーにすると作業をしながらでも話ができるので便利です。
またLINEのグループ通話等を使えば、二人だけでなく三人以上でも会話ができるので、どうしても対面でないといけない場合を除いてはこれで十分なのではと思います。

私が以前三人で携わった案件で、LINEのグループ通話で5時間打ち合わせをしていました。その時は打ち合わせというより、報告書となるレポートをつくりながら、共有して、修正してという作業を伴うものでしたが。

テレビ会議

LINEやSkypeのビデオ通話を使えば、相手の顔も見えるので、自宅であってもバーチャル会議室となります。

正直スマートフォンがあれば利用できるので、冒頭の事例のようにわざわざ遠方まで出向かなくてもこれで事足りことも多いのではないでしょうか。

画面共有もできる

googleハングアウトやChat Work Live、Skypeなどを使えば、自分のPCの画面を相手と共有しながら会議ができます。

とはいえ、みんな集まるのが好き

上記のような便利なものがありますが、まだまだ対面での打ち合わせは多く、結果あつまるのが好きなのではと感じます。

打ち合わせだけならテレビ会議でも電話でもいいですが、人と人とが会うと打ち合わせだけでなく世間話もするし、そういった世間話の方が大事だったりもします。そこで打ち解けることもありますし知らない一面が見えたりと。たぶん、そういうのが本当は大事なんでしょうね。

まとめ

ケースバイケースで対面での打ち合わせを優先させたり、ITツールを使って効率的にするのを使い分けるのがいいと思います。

とはいえ、積極的に新しいサービスを使わないと思考停止になってしまいそうで怖いですけどね。


【編集後記】

夏に向けて子供部屋のエアコンを購入しました。さすがに夏休みに蒸し風呂状態の子供部屋で遊ばせるのは危険かと思いまして。

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