データの共有はメールではなくクラウドが便利!いつまでメールに添付する?

お客様やチームメンバーとの資料のやりとりを、昔はメールに資料を添付して共有していました。

最近はお客様との資料のやり取りはクラウドを使うようにしています。

データの共有はメールやUSBが主流だった

従前、資料のやりとりはメールに添付するケースが多く、メールでは送ることができないほど容量の大きいものはUSBメモリを用いていました。

ただ、メールでの共有では、送り側はわざわざメールを打たなければならないし、いちいち容量を気にしないといけない、受け取り側はメールが自分だけに来た場合、チームで仕事をしていれば他のチームメンバーに共有しないといけないという、やや面倒なことをしないといけません。またメールは送り先を間違えて全然関係ないところに送ってしまうというリスクもあります。

USBも同様で、容量を気にしないといけないストレスは軽減されたものの、USBの受け渡しが必要なので同じ場所にいる場合にはいいですが、別々の場所にいる場合は使えません。

クラウドなら場所は関係なくシームレス

最近はメールではなく、クラウドサービスを使って資料のやり取りをしています。

私が使っているサービスは具体的にDropbox、Googleドライブ、Evernoteです。
そのほかOneDriveなどでも可能です。

これらのサービスを使うといちいちメールで資料を添付することなく、お互いに共有しているフォルダに資料をいれると相手もそれを見ることができるようになります。

そうすると送る側もメールをうたなくていいし、容量を気にしなくていい、共有したい資料をコピーし共有しているクラウドに入れればOKとなります。

自分自身だけでも使いやすい

このクラウドサービスは相手がいる場合だけでなく、自分一人の場合も便利です。

PCで作った資料をスマホでも確認したい場合や、別のPCから確認したい場合、これまでは自分から自分にメールしていましたが、どこからでもアクセス可能なクラウドサービスに放り込むと、PCからでもスマホからでも別のPCからでも同じ資料を見ることができ非常に便利です。

私の場合は、Dropbox、Googleドライブ、EvernoteはPCからでもスマホからでも使え、連絡手段として使っているチャットワークやLineも、PCからでもスマホからでも使えるようにしているのでネット環境にさえあれば、電車に乗っていても資料の確認ができます。(そのため四六時中PCかスマホをみることになってますが)

連絡手段もメールからLineやチャットワークでいいのではないか

資料のやり取りをメールからクラウドサービスにしていますが、まだまだ連絡手段はメールが多いです。これもLineやチャットワーク、メッセージ、Facebookのメッセンジャーに切り替えていきたいと考えています。

FacebookメッセンジャーはFacebook上でもつながるため、そこまでしたくないという感覚もありますが、Lineやチャットワークなら問題ありません。むしろ過去の履歴もわかり、無駄な(語弊があるかもしれませんが)冒頭あいさつ文や末尾にとりあえず書く「よろしくお願い致します。」も不要で、伝えたいことを端的にいれますのでより分かりやすくなると思います。

またLineやFacebookメッセンジャーはグループページを作ることで同時に複数人に伝えることができるためその点もメリットです。

一方で、同じ会社内でも仕事の連絡をLine等ですることに対して抵抗感がある方もいらっしゃいますので、お客様の場合はなおさらハードルが高いかもしれませんが、その便利さを訴求しつつ少しずつ普及できればと考えています。

まとめ

新しいサービスは次から次へと出てきて、便利になる一方で、やはり過去のやり方の方が慣れており、それを変えたがらない思考停止した人も一定数いますが、便利なものは使うことでその便利さもわかるため、積極的にいろんなサービスを使っていきたいと思います。またそれをお客様とも共有しよりスムーズにしていきたいです。

資料のやり取りは何も価値を生まず、価値を生むのはその資料を使って何かを生み出したときであって、そこに昔のやり方に固執する理由はなくより便利な方をとる方がいいと個人的に考えています。


【編集後記】

秋雨前線の影響からか雨が続いていますね。少し涼しくなって過ごしやすくなったのでスカッと晴れてどこかに出かけたいものです。

 

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